Gestione per Processi nelle PMI: chi fa cosa
La chiara definizione delle attività aziendali è il driver fondamentale per una sana e funzionale Gestione per Processi dell’impresa.
Le attività assorbono risorse umane, economiche, infrastrutturali, ecc.
Le aziende nel tempo sono diventate sempre più complesse, sia per la crescente burocrazia sia per la necessità di gestire richieste sempre più articolate e con tempi ridotti.
Se penso alla media impresa di 20 anni fa con 50 persone, la struttura organizzativa era fatta da 5 persone in ufficio e 45 in produzione.
Oggi in ufficio sono almeno il doppio e spesso anche più, con produzioni altrettanto spesso demandate in outsourcing.
L’obiettivo a cui tendere è quello di avere un elenco delle principali attività svolte in azienda a livello organizzativo.
Se riusciamo ad avere un elenco chiaro e univoco del “chi fa cosa” possiamo legare attività – persone – ruoli – processi.
Ho parlato in modo approfondito del processi aziendali in questo articolo:
>> “Processi Aziendali e Complessità Organizzativa nelle PMI” <<
Possiamo definire per ciascuna attività quanto la reputiamo importante, ad esempio mettendola in relazione con i nostri fattori critici e obiettivi.
Capire quali attività sono a maggior valore aggiunto aiuta molto nella individuazione della corretta ripartizione e nell’adeguatezza dei trattamenti economici, ad esempio rispetto alle attività svolte.
Questa valutazione riguarda i rischi, i carichi di lavoro e gli strumenti e le regole necessarie per svolgere le attività.
Gestione per Processi dell’Azienda: Attività e Operazioni
Un aspetto importante, le attività in azienda sono una decina per processo. Non vanno però confuse le attività con le operazioni.
Le attività sono l’insieme di operazioni necessarie a raggiungere un risultato “finito”, ad esempio caricare ordini clienti, fare preventivi, valutare fornitori, controllare incassi, gestire conti correnti ecc.
Le operazioni sono il dettaglio necessario per svolgere l’attività. Per caricare un ordine bisogna accendere il pc, collegarsi al gestionale, aprire il menù x, andare nella vista y ecc.: queste sono le “istruzioni operative” che, se servono, andremo a descrivere come dettagli delle attività. Ma non vanno confuse con le attività sulle quali dobbiamo concentrarci.
Analisi della attività aziendali: chi fa cosa
Quando inizia a esserci un certo numero di persone indirette alla produzione, fare delle analisi delle attività può tornare molto comodo.
In realtà mi è capitato spesso di farle anche per 4/5 persone sia per aziende piccole, dove quello era il numero totale delle persone d’ufficio, sia per aziende medie che volevano analizzare un’area/ufficio.
Un mio amico imprenditore un giorno si sfoga dicendo che ha un ufficio tecnico con 5 persone inutili perché non ha mai i disegni a posto quando gli servono.
Io conoscevo l’azienda da anni e conoscevo anche i ragazzi dell’ufficio tecnico, che non mi sembravano affatto degli scansafatiche.
Allora gli proposi di verificare che cosa facessero tutto il giorno, andai da loro e gli chiesi di “aiutarmi ad aiutarli” perché ero sicuro che di cose ne facevano tante ma c’era qualcosa che dovevamo capire.
Avviammo l’analisi delle attività e dopo un paio di mesi avevo i risultati.
Con buona pace dell’imprenditore venne fuori che: una era totalmente assorbita dai programmi di produzione, una dalla gestione reclami e non conformità in produzione, una dal post vendita per fare assistenza, una dai controlli dei campioni e dei nuovi prodotti provenienti da fornitori.
In pratica ce ne era uno che faceva i disegni! Ed era anche quello meno capace!
Quello che capita di solito è:
- si scoprono costi per attività importanti a fronte delle quali non si hanno indicatori che consentano di capire l’impatto aziendale
- saltano fuori attività sparse in giro svolte da persone che non dovrebbero occupar sene
- si individuano persone con eccessiva dispersione
- emergono ruoli che svolgono troppe attività a basso valore aggiunto rispetto al costo che hanno.
>> Affronto il tema fondamentale della Gestione per Processi
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“L’assetto Organizzativo”, edito da Maggioli Editore <<
Il “trucco” è non incartarsi!
Nella Gestione per Processi, il trucco è chiedere solo quello che serve per gli obiettivi che ci poniamo. Evitare di chiedere direttamente la quantità, la misura del quanto si è fatto nel tempo: ci si arriva comunque e si evitano rischi di apprensione e/o rivalse.
Bisogna chiedere:
- persona
- area/funzione
- che attività si è svolta, in termini il più possibile chiari e sintetici; esempio non “fatto telefonate” o “riunioni”, serve dire quale era l’obiettivo di quella attività indipendente mente dal come la si è fatta, quindi “trattative fornitori”, “gestione ordini clienti”, ecc…
- il tempo impiegato in minuti.
Basta. Con queste poche informazioni riusciamo a elaborare innumerevoli ragionamenti.
Analisi delle attività aziendali nella Gestione per Processi: 6 FASI
Le 6 fasi da seguire per effettuare un buon rilievo sono:
- spiegare bene gli obiettivi che non sono misurare l’efficienza ma capire carichi di lavoro, sovrapposizioni e rischi che possono essere ridotti
- fare un rilievo “libero” per una prima settimana dove ciascuno scrive cosa fa in modo sintetico
- intervistare le persone per capire che cosa intendono e “categorizzazione” di quanto scritto; la categorizzazione serve a standardizzare per tutti un modo univoco di chiamare l’attività
- fare un rilievo categorizzato per un mese possibilmente a cavallo di due mesi
- fare aggiustamenti su base annua con attività non emerse
- fare analisi dei risultati per attività, ruoli, persone e costi derivati dal costo orario delle persone
Quindi:
- Hai definito le attività svolte in azienda?
- Hai verificato il tempo assorbito e la effettiva ripartizione e lo svolgimento delle attività?
- Conosci i carichi di lavoro delle persone? Sono coerenti i compiti svolti dalle persone in relazione all’importanza delle attività e dei costi?
- I processi sono stati individuati e sono coerenti con gli obiettivi aziendali?
Se la risposta a queste domande è “no”, parliamone insieme!
