RiskOne e QualityWay

Cos’è RiskOne®

RiskOne® rappresenta la sintesi del nostro lavoro.

30 anni di esperienza, studio e passione per i temi organizzativi si concretizzano in un percorso che tutte le aziende dovrebbero affrontare.

In particolare per le nostre PMI è fondamentale capire:

  • – chi siamo e dove vogliamo andare?
  • – con quali mezzi?
  • – come controlliamo se la direzione è giusta?

Le risorse sono limitate, gli sprechi oggi più mai sono impensabili, quindi contano le priorità.

  • – Comprendere quali sono gli obiettivi, le responsabilità e i processi aziendali necessari per realizzare i nostri prodotti e servizi; 
  • – definire gli indicatori per avere un cruscotto semplice ma concreto e coerente;
  • – far comprendere alle persone lo scopo per il quale lavorano responsabilizzandole “per obiettivi” e non solo “per compiti”

La nostre esperienza nata con la qualità 30 anni fa e da 15 sviluppata sempre più sui temi dell’organizzazione ci ha fatto capire che questo è “l’ABC” del buon senso organizzativo!

Strategie → Struttura organizzativa →  Controllo

RiskOne® è un metodo, supportato da strumenti da noi sviluppati e consulenti direzionali qualificati, basato su standard riconosciuti ed ampiamente testati.

RiskOne® nasce per aiutare le aziende a definire il proprio modello di gestione.

Cosa fa RiskOne®

Analisi del contesto esterno

  • – una analisi del contesto esterno (usiamo il modello di Porter) per comprendere quali sono gli aspetti ed i rischi, opportunità e minacce, che possono influenzare l’azienda che non dipendono da lei. Mercati e clienti, concorrenti, fornitori, barriere, norme, leggi e logistica.

Analisi del contesto interno

  • – una analisi del contesto interno per fotografare gli aspetti ed i rischi che dipendono direttamente dalla struttura organizzativa dell’azienda, le forze e le debolezze (usiamo, oltre alla nostra esperienza, il modello UMIQ® di Unindustria Bologna sviluppato con imprenditori consulenti e il mondo dell’Università; aspetti derivanti da norme internazionali come la ISO 9001 e la ISO 9004).

Identificazione dei (FCS) Fattori Critici di Successo

  • – l’identificazione dei FCS, i fattori critici di successo che rispondono alla domanda “perché noi?“. Le nostre capacità chiave che dobbiamo difendere e valorizzare di più

Identificazione dei Processi

  • – l’identificazione dei processi aziendali, le scatole organizzative che raccolgono le attività svolte da tutto il personale dell’azienda per fare quello che facciamo tutti i giorni. Definire i processi significa comprendere e collegare gli obiettivi strategici emersi con l’analisi alla struttura organizzativa necessaria per raggiungerli. E’ il passo fondamentale per “comprendere l’utilità del lavoro svolto”.
  • – la definizione degli indicatori dei processi necessari per assicurare il controllo, il passo finale per creare il “cruscotto” e per fare cultura sul fatto che i dati che servono sono solo quelli che ci permettono di interpretare le situazioni e prendere decisioni.

I report

RiskOne® fornisce report dettagliati su:

  • – prospettive aree ed aspetti, con grafici dove sono riportati i livelli di importanza e i giudizi emersi durante le analisi condotte;
  • – processi, con i legami ai fattori critici di successo e i rischi;
  • – dasboard con la sintesi dell’analisi economico, finanziaria e patrimoniale che permette una lettura dell’organizzazione anche attraverso i bilanci, in modo coerente con il contesto.

Le “linee guida organizzative” (ex manuale della qualità)

I risultati con i commenti e le considerazioni definiscono il documento “linee guida organizzative” che delinea e permette di comunicare le proprie strategie e la struttura definita per realizzarle. (documento inoltre utile come vedremo a corredo delle relazioni sui bilanci e come “sostituto” del manuale della qualità per le aziende che adottano la ISO 9001 del 2015)

QualityWay

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Cosa è QualityWay

QualityWay è un percorso di qualità

Grazie alla amicizia ed alla condivisione della passione per la qualità e l’organizzazione aziendale,  con Analysis Srl siamo riusciti ad integrare RiskOne® con QualiWare® la piattaforma sw per la qualità con oltre 20 anni di presenza sul mercato.

Con QualiWare® a siamo riusciti a sviluppare un modulo sw indipendente, in cloud e senza nessuna installazione, per gestire al meglio i processi e gli indicatori definiti con RiskOne®.

Cosa fa QualityWay

Una soluzione pensata per il passaggio alla nuova norma ISO 9001 del 2015 che integra gli aspetti più importanti richiesti:

Prende il meglio di RiskOne®

  • analisi del contesto e dei rischi, anche economico finanziari e patrimoniali
  • identificazione dei processi
  • – “linee guida organizzative“,  documento che raccoglie quanto fatto, integra i requisiti della norma ISO 9001 del 2015 e sostituisce il manuale della qualità.

Integra il modulo “processi e indicatori di QualiWare®

  • gestione operativa dei processi, che permette la “caratterizzazione” dei processi definiti con tutti i requisiti richiesti dalla norma ISO 9001 del 2015 e può accogliere le attività e le istruzioni necessarie rendendo non più necessarie le procedure cartacee o in word
  • – cruscotti e riesami (reporting) per processi periodici, senza dover più “elemosinare” i dati e disponendo di dashboard personalizzate per processo e responsabile

Noi siamo molto soddisfatti di quello che siamo riusciti a fare, le conferme le abbiamo già avute sia dai nostri clienti sia dal confronto che abbiamo sostenuto con i più importanti enti di certificazioni ed associazioni di riferimento.

Speriamo di essere capaci di far conoscere sempre di più e meglio quanto realizzato certi che il contributo alla crescita della cultura della qualità come mezzo per raggiungere obiettivi può solo giovare a tutti noi.

Stiamo facendo incontri, nei limiti dei tempi e delle risorse (utilizziamo solo consulenti qualificati sia in ambito direzionale sia per la qualità).

Il target del nostro “cliente tipo” lo abbiamo definito ed in funzione del settore e dell’area, se di interesse, pianificheremo delle date per mostrarvi i risultati ottenuti.

Strategie e analisi del contesto nella nuova norma ISO 9001 del 2015

ISO9001Un tentativo interessante ma forse poco conosciuto è stato fatto con la ISO 9004 del 2009, per la prima volta si parla di “strategie” nella qualità.
Nel farlo la norma dice cose di assoluto buon senso e abbastanza chiare: una azienda è influenzata oltre che da “se stessa” da ciò che la circonda!

In sostanza affronta il tema dell’analisi del contesto chiarendo la dimensione esterna ed interna.

Il contesto esterno serve per identificare le opportunità e le minacce mentre quello interno le forze e le debolezze.
Analizzare quanto emerge serve per rappresentare le proprie strategie.

Un esempio:

  • prospettiva esterna clienti molto importante ma presenta molte minacce perché abbiamo un fatturato troppo concentrato;
  • prospettiva interna “marketing” con molti punti di forza relativi a strumenti e competenze disponibili.

La nostra strategia sarà sfruttare le forza che abbiamo sul processo di marketing per ridurre la minaccia di concentrazione aumentando il fatturato su più segmenti.

Tra i padri delle “tecniche” per aiutare le imprese a definire le proprie strategie, Porter con le sue 5 forze ha fornito una strada chiara e semplice per aiutarci a identificare il contesto esterno.
Ci dice che le aziende sono influenzare al loro esterno sostanzialmente da clienti, fornitori, concorrenti e governo.
Per il contesto interno dobbiamo valutare invece tutto ciò che dipende da noi, quindi possiamo usare i nostri processi o dei modelli forniti da linee guida come la stessa 9004 o la ISO 10014 o modelli come il metodo UMIQ di Unindustria Bologna (www.umiq.it).

La nuova norma ISO 9001 del 2015 ne riprende i concetti e chiede alle aziende di fare questo, identificare e valutare il proprio contesto.
Finalmente la norma fa diventare centrale un aspetto strategico, ogni azienda è diversa e il proprio sistema di gestione deve quindi essere pensato in base al contesto ed ai fattori critici specifici.

E questa diventa un’opportunità irrinunciabile per gli prenditori per utilizzare la norma stessa come mezzo per raggiungere obiettivi e non come fine per un certificato.

Resoconto del workshop “La nuova norma ISO 9001:2015: meno forma e più sostanza”

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Grande partecipazione di pubblico al workshop “La nuova norma ISO 9001:2015: meno forma e più sostanza” tenutosi a Bologna il 10 novembre 2015, e organizzato da AnalysisNCG e Soluzioni,presentato da Unindustria Bologna e con il patrocinio di AccrediaAICQ.

Ha aperto i lavori Gianfranco Poggioli di Unindustria Bologna per un saluto ai partecipanti. La trattazione dei temi è entrata subito nel vivo con Emanuele Riva,  Direttore Accredia – Dipartimento Certificazione & Ispezione, che ha delineato le principali novità presenti nella ISO 9001:2015.
Francesco Bassi di Soluzioni ha poi fornito una panoramica sull’Enterprise Risk Management, che rappresenta un modello di riferimento per applicare concretamente e efficacemente – da parte di tutte le aziende, indipendentemente dalla loro dimensione – il risk-based thinking presente nelle nuove ISO 9001.
Alberto Mari di NCG ha poi approfondito nel merito le novità della nuova norma, e i messaggi innovativi che essa intende dare alla aziende. In particolare si è evidenziata la grande opportunità e necessità allo stesso tempo di far crescere le competenze di tutti gli addetti ai lavori sui temi organizzativi per riuscire ad “attrarre” l’attenzione dei proprietari e manager.
Pier Alberto Guidotti di Analysis ha quindi mostrato come la nuova norma inviti le aziende ad utilizzare le tecnologie ICT per strutturare le informazioni documentate, partendo da un’analisi dell’evoluzione del requisito normativo sulla documentazione a partire dalla prima edizione delle ISO 9001 del 1987.
Ernesto Scurati, responsabile Tavolo Nazionale Formazione AICQ, ha poi fornito una panoramica sulle attività dell’associazione per quanto riguarda la formazione sulla nuova norma e in particolare sui nuovi corsi “40 ore“.
Gianfranco Poggioli ha ripreso la parola per illustrare il metodo UMIQ di Unindustria Bologna come strumento per la diagnosi organizzativa.
Infine Giuseppe Sermasi, delegato del Presidente Terziario Innovativo Unindustria Bologna, ha presentato le attività del settore dell’associazione.

Durante l’incontro sono stati presentati metodi e tools riferiti agli argomenti trattati:

Considerato il grande successo di partecipazione dell’evento, ne è prevista una replica che avrà luogo sempre a Bologna il 3 dicembre 2015.

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Il supporto ICT per la nuova ISO 9001:2015

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Potremmo iniziare questo articolo dicendo che finalmente è uscita una norma che offre a noi informatici un bel aiuto. Forse abbiamo uno strumento utile per convincere i nostri clienti a mettere ordine nelle informazioni che gestiscono per garantire l’operatività dei processi aziendali. Ci riferiamo in particolare alla base informativa utilizzata per la gestione della Qualità, ma il discorso che faremo potrebbe estendersi anche ad altri ambiti.

Cercheremo di spiegarvi come la nuova norma stimoli l’uso di strumenti ICT strutturati più che in precedenti versioni.

Uno dei cambiamenti più importanti nel passaggio dalla ISO 9001:2008 (che in realtà rappresentava una evoluzione della ISO 9001:2000) alla ISO 9001:2015 è rappresentato dalla modifica del requisito relativo alla Documentazione del SGQ. I termini “Documenti” e “Registrazioni” si sono trasformati in “Informazioni documentate“. In particolare, i p.ti 7.5.2 e 7.5.3 richiedono di definire i seguenti aspetti o requisiti:

  1. Identificazione e descrizione;
  2. Definizione del formato e supporto (cartaceo, elettronico);
  3. Disponibilità e protezione;
  4. Distribuzione, accesso (permessi), reperimento e utilizzo;
  5. Archiviazione e preservazione, compreso il mantenimento della leggibilità;
  6. Tenuta sotto controllo delle modifiche (per esempio controllo delle versioni);
  7. Conservazione ed eliminazione.

Chi come noi lavora nell’ambito dell’ICT applicato alla Qualità, sa bene che nella grande maggioranza delle aziende gli strumenti principalmente utilizzati per gestire e archiviare le informazioni del  SGQ sono i programmi Office, archiviati su cartelle del server o dei PC, e le e-mail. E’ evidente che con essi risulta piuttosto complicato, da un punto di vista informatico, rispettare tutti i sopra indicati requisiti. Ma in realtà con le precedenti versioni delle norme non c’era alcuna prescrizione che obbligasse ad utilizzare strumenti differenti, più strutturati.

Ma cosa significa strutturare l’informazione? Significa avere un sistema applicativo basato su un repository centralizzato (database) sotto il suo totale controllo, il quale veicola le informazioni in entrata e in uscita sulla base di opportune policy, facilitando la rintracciabilità, la gestione delle modifiche, il workflow, l’analisi dei dati, ecc. Niente di diverso da quanto qualsiasi ERP fa con le informazioni di contabilità, magazzino, produzione. Ma in questo caso il concetto è applicato alle informazioni della Qualità.
Non c’è nulla di male ad utilizzare Word o Excel per conservare le informazioni, a patto che i files, e l’accesso agli stessi, siano gestiti da un applicativo, così come avviene per DDT e fatture.

L’approccio ICT strutturato alla Gestione della Qualità non viene purtroppo ancora considerato come un investimento finalizzato al recupero di efficienza e/o alla conformità, e i motivi di questo possono essere così riassunti:

  • è un ambito culturalmente complesso, dove gli utenti sono esigenti e sul quale analisti e programmatori devono avere specifica esperienza;
  • il budget è assorbito da altri ambiti ICT (es. l’ERP);
  • manca(va) un requisito specifico che preveda l’uso di strumenti ICT;
  • vi è scarsa comprensione dei vantaggi ottenibili con un uso mirato degli strumenti ICT nella Qualità;
  • viene considerato sufficiente l’utilizzo di strumenti Office, della e-mail e delle cartelle del server.

Come detto in premessa, la ISO 9001:2015 è un contributo importante per scardinare queste convinzioni, che sono molto radicate nelle aziende. E ciò avverrà se gli addetti ai lavori, non solo del mondo della Qualità, ma anche informatici, metteranno da parte un po’ di pregiudizi.

Noi di Analysis, come sempre, faremo del nostro meglio, e QualiWare si è già evoluto, e ancora tanto si evolverà, per supportare le aziende in questo cambiamento di mentalità.

Pier Alberto Guidotti
CEO Analysis s.r.l.

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Workshop “FARETE 2015”

Nella cornice di FARETE 2015, la due giorni promossa e organizzata da Unindustria Bologna, si è tenuto il workshop “Gestire i rischi, novità e strumenti per i modelli 231/01 e la nuova ISO 9001 del 2015“, organizzato da Soluzioni srl, NCG, Analysis srl e Alya srl.
Davanti ad una platea numerosa e interessata, ha aperto il workshop Francesco Bassi di Soluzioni srl, introducendo il tema dei rischi organizzativi.
Alberto Mari di NCG ha poi declinato l’argomento in ottica ISO 9001:2015, illustrando le novità della norma ed in particolare gli aspetti legati al Risk Management e il tool di valutazione Risk 9001.
Hai poi ripreso la parola Francesco Bassi, rimanendo in tema Gestione Rischi ma in questo caso nel contesto dei modelli organizzativi 231/01.
A seguire, si è entrati in un ambito operativo, con Pier Alberto Guidotti di Analysis srl che ha illustrato la modalità di gestione di processi aziendali e rischi basata sull’uso di un software strutturato, e in particolare sulla piattaforma QualiWare, e Andrea Padovano di Alya srl che ha ampliato l’argomento descrivendo le potenzialità della intranet e in particolare della piattaforma Microsoft Sharepoint per la gestione dell’e-learning e della documentazione legata ai modelli 231/01.
Ha concluso il workshop Gian Franco Poggioli di Unindustria Bologna, illustrando l’esperienza dell’utilizzo del metodo UMIQ come strumento di diagnosi organizzativa.
Per ricevere gratuitamente gli atti del workshop è sufficiente inviare richiesta a: a.mari@ncg.it

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