Mappatura delle Competenze del Personale Aziendale

La Mappatura delle Competenze del Personale Aziendale è un aspetto aziendale strategico.

Le competenze sono:

l’insieme delle conoscenze
il sapere
il saper fare
l’esperienza
le attitudini
il saper essere

Le competenze sono un asset fondamentale per le aziende.

Tipicamente intangibili, rappresentano forse la caratteristica più difficile da misurare e da valorizzare.

Conoscere il “chi sa fare cosa” permette:

di valutare i rischi che si corrono in casi di troppa concentrazione di competenze su poche persone
di vedere chi merita maggiori riconoscimenti
e indirizza la formazione nel modo più efficiente ed efficace

Un paio di consigli pratici
Progetti come quelli della rilevazione delle competenze devono coinvolgere più funzioni, non solo le risorse umane.

Un altro aspetto è quello del metodo e della granularità prevista.

Se vogliamo rilevare le conoscenze il lavoro è lungo e duro.
Raramente ho visto arrivare in fondo progetti del genere.

Se ci interessa sapere chi sa caricare un ordine, non spacchettiamo tutte le conoscenze relative per fare l’attività, usiamo come driver l’attività stessa.

Per esperienza ti dico che facendo analisi delle attività con 100/150 macro attività prendiamo il grosso di quello che si fa in tutte le aziende.

Un altro aspetto importante, non credo esistano software che non siano “funzionicentrici”, se puoi evita di legare i rilievi ai ruoli.

Intendo dire che il rilievo delle competenze dovrebbe prescindere dal ruolo: se voglio sapere chi sa caricare gli ordini, mi interessa sapere se c’è qualcuno, che magari ora svolge un altro ruolo, che, in caso di bisogno o di riassegnazione, sappia farlo.

Avere questi dati in azienda è vitale, ma non è quasi mai disponibile nessuna informazione misurabile delle competenze.

Le Matrici di Polivalenza per la Mappatura delle Competenze del Personale Aziendale

Uno strumento semplice che può aiutarti è una rivisitazione delle matrici di polivalenza. Nelle PMI di solito ne bastano due, una per gli uffici e una per la produzione e se ne esce facilmente anche con un paio di fogli Excel.

Nelle aziende più grandi le cose si complicano non poco e l’utilizzo di software dedicati inizia a diventare necessario.

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Per chi ha un po’ di dimestichezza con Excel è facile.
Lo strumento permette di vedere, per attività, qual è il grado di conoscenza medio che abbiamo in azienda e quante persone lo hanno.

Per ogni persona possiamo vedere chi sa più cose e con migliori livelli. Permette di calibrare al meglio la formazione e di individuare chiaramente i rischi.

Di seguito un esempio stringato di Matrici di Polivalenza per rendere l’idea:

Adeguatezza delle Competenze del Personale Aziendale

Una volta misurate le competenze disponibili dovrai chiederti:

Le competenze disponibili sono adeguate?
In tutti gli ambiti?
Le persone maggiormente competenti sono adeguatamente valorizzate?

Gestione delle “persone chiave” e dei talenti

Una cosa che ti esorto a fare è di realizzare una tabella nella quale riportare:

nome della persona
backup, ovvero chi può sostituirla
criticità dell’area che occupa: se alta, bassa o media
se è una persona chiave ovvero della quale per il ruolo che ha non se ne può fare a meno senza incorrere in problemi, basta un sì/no
se è un talento, idem basta un sì dove serve; per talento intendo dinamismo, capacità relazionali, capacità di reazione, uso delle competenze, sicurezza in se stessi, senso di appartenenza, senso di responsabilità, capacità di ascolto, velocità di comprensione, capacità di sintesi
ral della persona
ral media aziendale
ral media di settore se la avete
livello contrattuale
età
anni in azienda
situazione personale, se sta “bene” o meno, comprende tutti gli aspetti di stato della persona, stato personale, rapporti con gli altri, situazione familiare e logistica…
assenteismo

Alla fine crea una colonna “rischio perdita” alto, medio, basso da assegnare guardando bene quello che hai registrato.

Questo appena descritto è un esercizio che ho applicato in diverse occasioni e posso assicurarti che è utile.

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“L’assetto organizzativo – Valutare l’adeguata organizzazione delle PMI” <<

Gestione della Formazione del Personale Aziendale

La formazione dovrebbe essere erogata in base alle esigenze di competenze necessarie nella tua azienda.

Se ci sono sistemi di misurazione come quelli descritti in precedenza è facile, altrimenti diventa più complicato.

Se in azienda c’è un sistema di gestione per la qualità, probabilmente saranno disponibili dei registri e dati sulla formazione.

Quello che sarebbe importante è registrare tutta la formazione effettuata, anche quella in affiancamento e valutare il livello di investimento che si fa in azienda in tal senso.

Fai sempre fare test di verifica dell’efficacia
Se fai formazione legata a mansioni particolari (specialmente in caso di formazione sulla sicurezza) fai sempre fare test di verifica dell’efficacia della formazione stessa e, in questo caso, verifica sempre l’esito e gestisci correttamente gli esiti negativi.

Può tornare molto utile in casi di contenziosi a seguito di infortuni!

>> ISO 9001 e Sistema Qualità: valutazione dell’utilità direzionale e organizzativa <<

Formazione e Motivazione del Personale Aziendale

In generale, il tema della formazione in azienda, oltre a quanto evidenziato fin qui, può impattare molto sulla motivazione e sul coinvolgimento del personale.

Quindi non escludere la possibilità di effettuare dei sondaggi circa le esigenze formative che le persone sentono di avere e riserva delle risorse per soddisfare questi bisogni.

Gestione delle Attitudini del Personale Aziendale

Qui ci infiliamo in quelle caratteristiche che abbiamo chiamato “saper essere”.

Capire con chi hai a che fare per saperti relazionare al meglio, per assegnare ruoli adeguati e per formare team efficaci, è una componente straordinariamente importante.

Un mondo che riguarda competenze specialistiche e distanti da me, motivo per il quale passerò la palla all’amico Gianluca Sardelli per darti qualche consiglio e informazione utile.

Misurare le attitudini è uno dei compiti più ardui con i quali ci si possa confrontare.

Questo è uno dei grandi temi della psicologia, lo studio dell’intelligenza delle persone, dove ci sono decenni di ricerche fatte su questo argo mento.

Senza entrare nel ginepraio delle varie teorie: quoziente intellettivo “QI”, intelligenze multiple, assessment, ecc…, tutte cercano di dirci in modo “scientifico”, o pseudo tale, quali sono le nostre capacità e qual è il nostro potenziale.

L’evidenza empirica, ricavata in 44 anni di lavoro, sia come dipendente, sia come professionista, mi ha fatto capire che le persone sono diverse, ognuna con le proprie caratteristiche e peculiarità.

Quindi è sbagliato pensare che siano intercambiabili come i mattoncini della Lego.

Nella mia ricerca per trovare il modo di ridurre la complessità nella relazione con le persone, ho conosciuto uno strumento che mi ha permesso di costruire una griglia di interpretazione della realtà, semplice e molto efficace: sto parlando dell’Enneagramma.

Secondo il paradigma dell’Enneagramma, all’interno della “popolazione” possiamo trovare 3 gruppi di persone:

quelle che sono brave nel fare le cose (gruppo del FARE)
quelle che sono brave nel relazionarsi con le altre persone (gruppo del SENTIMENTO)
quelle che sono brave con i problemi analitici (gruppo del PENSIERO)

Ciascuno di questi tre gruppi ha al suo interno persone che sono più portare per certi lavori rispetto ad altri.

Risulterà che il gruppo del FARE avrà al suo interno persone che:

a) sanno decidere, sanno guidare gli altri
b) sanno dirimere i conflitti, creare armonia
c) sanno essere precise, puntigliose

Avremo che il gruppo del SENTIMENTO avrà al suo interno persone che:

a) sanno aiutare gli altri, essere disponibili
b) sanno organizzare, raggiungere l’obiettivo
c) sanno vedere il bello, hanno capacità introspettive

Avremo che il gruppo del PENSIERO avrà al suo interno persone che:

a) sanno approfondire, usano il ragionamento astratto
b) sanno collaborare, fare gioco di squadra
c) sanno sdrammatizzare, rasserenano il clima aziendale

Questa griglia è semplice da utilizzare e permette di fare una prima distinzione tra quelle che sono le caratteristiche principali dell’intelligenza di una persona.

In teoria tutti possiamo fare tutto, se abbiamo un po’ di tolleranza sull’efficienza e sull’efficacia del nostro risultato.

Ma se desideriamo tendere all’eccellenza nel raggiungimento del nostro obiettivo, dobbiamo imparare a mettere la persona giusta al posto giusto.

In questo modo otterremo un doppio risultato: da un lato aumenteranno l’efficienza e l’efficacia, dall’altro la persona si sentirà più realizzata quindi aumenteranno la sua motivazione, il suo coinvolgimento e la sua fidelizzazione all’azienda. (Gianluca Sardelli)