Industria 4.0, Cybersecurity e Digitalizzazione nelle PMI

Di certo, le logiche dell’Industria 4.0 sono altamente strategiche nelle PMI.

Le poche certezze che le aziende hanno sono: efficienza e margini bassi, velocità, agilità e altissimi livelli di flessibilità richiesti.

Con questi requisiti diventa difficile immaginare un futuro delle organizzazioni senza un elevato grado di efficacia dei sistemi informativi per attuare la trasformazione digitale.

Per questo articolo, chiedo l’aiuto dell’amico Pier Alberto Guidotti, persona stupenda, imprenditore, ma soprattutto esperto del mondo dell’informatica e autore dei libri “Digitalizzare un’impresa” e “Digitalizzare un’impresa 2”, Giraldi Editore.

Giudicare un’infrastruttura digitale non è esercizio semplice. In parte per la sua complessità, in parte perché gli imprenditori sono portati a pensare che basti avere tanti server e/o tanti applicativi e/o tanti PC per essere “molto” digitalizzati. Non è così, perché nella valutazione devono rientrare tanti altri aspetti, che non sono facilmente misurabili.

I 5 aspetti principali sono i seguenti:

1. l’obsolescenza delle tecnologie utilizzate, per avere le opportune performance
   
2. il livello di integrazione, per evitare dati e/o operazioni ridondanti
   
3. il livello di utilizzo, per assicurare che tutto quanto disponibile venga adeguatamente sfruttato
   
4. la copertura dei processi aziendali, affinché tutte le informazioni gestite possano essere trasformate in conoscenza grazie alla loro strutturazione digitale
   
5. la garanzia di continuità, per garantire che i sistemi digitali non si fermino mai, pena l’arresto parziale o totale delle attività dell’azienda

Se mi venisse chiesto quale di questi 5 punti giudico più importante, so che la mia risposta sorprenderebbe, perché si tratta di quello meno legato alla tecnologia. Risponderei, infatti, “il punto 2”.

Può sembrare banale, ma strumenti molto validi tecnicamente, usati al 20%, valgono molto meno di strumenti anche mediocri usati al 100%. E anche questo è un aspetto da considerare attentamente nel giudicare l’infrastruttura. 

Vorrei sottolineare che il livello di utilizzo è direttamente legato a 2 concetti che a me sono molto cari: “coinvolgimento” e “formazione”. Se vuoi che uno strumento venga usato, devi coinvolgere le persone nella sua definizione, e formarle per usarlo al meglio. As simple as that!

Infine, un inciso sul punto 5: nella continuità rientrano non solo i famosi (o famigerati, quando non ci sono) backup, ma anche la prevenzione dagli incidenti, i più probabili dei quali sono gli attacchi informatici. Ho sentito spesso dire che, quando si parla di cybersecurity, il vero problema sta fra la tastiera e la sedia. 

Ed è così, perché una percentuale elevatissima degli attacchi avviene quando le persone si lasciano ingannare da e-mail malevole, cliccando su link e allegati senza pensarci troppo su. Anche in questo caso, la parola chiave è “formazione”.

Da quello che ho detto, appare quindi evidente che non c’è buona infrastruttura digitale senza persone informate e formate.

Integrazione dei sistemi informativi nelle PMI

Per “livello di integrazione” si intende la possibilità che hanno i vari software applicativi di scambiarsi dati evitando agli utenti il reinserimento di informazioni e dannosi disallineamenti fra i dati presenti nei vari sistemi.

Uno dei grandi problemi che l’informatica ha da sempre è la standardizzazione, che si lega al concetto di interoperabilità fra i sistemi.

Come è ben noto, far “parlare” fra di loro due applicativi diversi non è cosa facile, perché bisogna risolvere vari tipi di problemi, con l’aiuto di entrambe le aziende che li hanno sviluppati, che devono collaborare per ottenere un risultato che per l’azienda è essenziale: quello di evitare di riscrivere i dati a mano, il che porterebbe a un inutile dispendio di tempo, oltre alla possibilità di errori.

Quando gli applicativi non sono solo due, ma diversi, ed è ciò che avviene normalmente in azienda, e, magari, utilizzano anche tecnologie differenti a livello di hardware e software, il problema diventa ancora maggiore, e la sua soluzione non è in carico solo a chi i prodotti li fornisce, ma, soprattutto, all’azienda, la quale ha l’arduo compito di fare collaborare fornitori del settore informatico che, per loro natura, di collaborare non ne hanno, generalmente, alcuna voglia.

L’imprenditore deve semplicemente fare un giro per i vari uffici e chiedere ai propri collaboratori se, per svolgere le loro attività, sono costretti a copiare e incollare dati da un sistema all’altro, o a riscrivere manualmente informazioni negli applicativi partendo da fogli di carta.

>> Comunicazione Aziendale per le PMI: come organizzarla? <<

Grado di digitalizzazione organizzativa

Possedere dotazioni digitali moderne non significa aver digitalizzato opportunamente tutti i processi aziendali.

L’obiettivo deve essere quello di automatizzare il più possibile i processi che richiedono, per il funzionamento, la gestione di flussi informativi, introducendo un “direttore d’orchestra” digitale che ne gestisca il workflow ed eliminando gli errori tipici di una gestione lasciata completamente in mano all’uomo.

Questo vale sia per i processi di back-office che per quelli produttivi, e, in particolar modo, per quelli che tipicamente non rientrano nell’ambito dell’ERP come, ad esempio, processi amministrativi, documentali, qualità.

Quanto sopra può sembrare scontato, ma non lo è, come tante cose che riguardano il digitale. Generalmente, infatti, tutti danno per scontato che certi flussi informativi debbano essere gestiti “manualmente”, mandando delle e-mail, ricopiando dati e affidandosi alla propria memoria.

Questo, però, va bene quando i dati in gioco sono pochi, ma quando la mole di informazioni aumenta (e nelle aziende di oggi è difficile trovare processi che movimentano “poche” informazioni), il livello di concentrazione e di fatica necessario per tenere tutto sotto controllo è elevato, e a poco a poco si comincia a perdere per strada alcune attività, con le immaginabili conseguenze.

Per questo motivo, come anticipato, è consigliabile introdurre il “direttore d’orchestra digitale”, che consente di disciplinare l’inserimento dei dati, l’avanzamento delle attività e, soprattutto, il coinvolgimento delle persone, in modo totalmente automatico seguendo regole definite dall’azienda stessa in base alle proprie esigenze.

In questo modo, le persone non dovranno più ricordarsi di fare le cose, ma sarà un sistema automatico ad avvisarle, con una diminuzione notevole dello stress e, anche, di errori e dimenticanze.

Curiosamente, questo tipo di applicativi non è ancora molto diffuso nelle aziende, probabilmente a causa del fatto che ciò che si trova sul mercato è generalmente molto complesso e richiede personale specializzato per la configurazione. Ma, ora, il mercato stesso offre anche prodotti semplici da configurare con cui si possono digitalizzare facilmente molti flussi informativi.

Industria 4.0 e Continuità Digitale nelle PMI

“Il termine Industria 4.0 è la propensione dell’odierna automazione industriale a inserire alcune nuove tecnologie produttive per migliorare le condizioni di lavoro, creare nuovi modelli di business, aumentare la produttività degli impianti e migliorare la qualità dei prodotti…”.

La cosiddetta “quarta rivoluzione industriale” è iniziata in Italia nel 2016. Oltre al super ammortamento per i beni strumentali, includeva l’iper ammortamento per le tecnologie digitali e il patent box, un’ampia dotazione di crediti di imposta per la ricerca. 

Poi sospesa, è stata introdotta nel 2019. Questa misura più recente ha preso il nome di “Transizione 4.0” ed è stata finanziata anche grazie ai fondi del PNRR.

La presenza di incentivi rappresenta in realtà un’arma a doppio taglio:

• se da un lato, ovviamente, ha creato un’opportunità per le aziende agevolandole nell’acquisizione di strumenti digitali legati alla produzione,
• dall’altro, nella maggior parte dei casi, ha fatto sì che venissero acquistate macchine di produzione “teoricamente” collegabili in rete ma poi, nei fatti, usate esclusivamente per produrre senza realmente inserirle all’interno del flusso delle informazioni aziendali.

Tutto questo in contrasto con quanto previsto dalla legge, che richiede, per la fruizione del beneficio in termini di credito di imposta, che i dispositivi scambino dati bidirezionalmente con i sistemi gestionali, in primis l’ERP.

In altre parole, la maggior parte delle aziende non ha realmente applicato il paradigma Industry 4.0, perché non utilizza correttamente i dati prodotti dalle macchine.

NOTA BENE: in realtà Industry 4.0 prevede anche tecnologie cosiddette “abilitanti” diverse da quelle legate all’interoperabilità fra le macchine e i sistemi informativi, ma, purtroppo, la stragrande maggioranza delle aziende ha fatto riferimento proprio a queste per fruire dei benefici.

L’uso di tecnologie digitali rende l’azienda dipendente da esse: un eventuale blocco dei sistemi, dovuto ad un guasto, ad un evento esterno o ad un attacco informatico quasi sicuramente ferma completamente l’azienda stessa.

È quindi opportuno che sia stata presa in considerazione questa eventualità, e gestita tramite opportune soluzioni tecnologiche e procedurali, definendone anche le responsabilità.

L’obiettivo non è solo prevenire gli incidenti, perché questo non è sempre possibile, ma garantire una funzionalità, anche essenziale, in caso di loro occorrenza.

Gli strumenti a disposizione possono essere le copie di sicurezza, la ridondanza, l’utilizzo del cloud, e vanno attentamente valutati in base ai costi e alle reali necessità. I costi saranno tanto più alti quanto minori saranno i tempi di fermo dei sistemi che si vogliono accettare. 

Per questo è necessario individuare i processi critici e per quanto tempo se ne può accettare un fermo, e, in base a questa valutazione, definire le tecnologie da adottare e i relativi costi.

>> Scopri il mio libro: “L’assetto organizzativo – Valutare l’adeguata organizzazione delle PMI” <<