La nuova norma ISO 9001 del 2015: un’importante opportunità per il miglioramento dell’organizzazione

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La nuova norma chiude alcuni concetti rimasti aperti nelle vecchie versioni. Il percorso metodologico che la nuova versione propone è perfettamente sovrapponibile a quello che emerge dallo studio delle più “blasonate” moderne teorie organizzative …

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ISO 9001:2015 e processi aziendali

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Si è tanto parlato, anche prima dell’uscita della nuova edizione delle normative ISO 9001:2015, della novità legata al cosiddetto Risk-Based Thinking, e cioè all’introduzione della prospettiva del Rischio nelle strategie di gestione del Sistema Qualità. Gli approcci possibili sono tanti, e si dovrà anche capire come questo nuovo requisito verrà valutato dagli auditor degli enti di certificazione.

Fatta questa doverosa premessa, in questa sede vogliamo sottolineare come in realtà ci sia una novità ancora più importante, che non è una vera e propria novità ma un dare importanza ad un concetto che era già stato introdotto con la Vision 2000 ma che, almeno stando alla nostra esperienza, era stato molto sottovalutato sia dalle aziende che dai valutatori: i processi aziendali. E, in particolare, a noi interessa parlarne da un punto di vista della gestione informatizzata.

I punti 4.4.1 e 4.4.2 della nuova edizione della norma ci dicono che per i processi aziendali è necessario:

  • determinare gli input necessari e gli output attesi;
  • determinare la sequenza e l’interazione di tali processi;
  • determinare e applicare i criteri e i metodi (compresi il monitoraggio, le misurazioni e gli indicatori di prestazione correlati)
  • determinare le risorse
  • affrontare i rischi
  • mantenere informazioni documentate per supportare il funzionamento dei processi;
  • conservare informazioni documentate affinché si possa avere fiducia nel fatto che i processi sono condotti come pianificato.

Come già detto in un altro articolo, chi come noi lavora nell’ambito dell’ICT applicato alla Qualità, sa bene che nella grande maggioranza delle aziende gli strumenti principalmente utilizzati per gestire e archiviare le informazioni dei processi sono i programmi Office. In altre parole i processi aziendali non hanno la stessa dignità informatica di altre entità quali clienti/fornitori, prodotti, progetti, ecc… Ciò è ovviamente sbagliato, perchè dall’elenco sopra riportato si evincono chiaramente due cose:

  1. i processi sono un’entità “viva”, che produce continuamente informazioni che devono poi essere elaborate per aumentare la conoscenza del funzionamento dei processi stessi, e migliorarli;
  2. molte delle informazioni richieste sono già presenti in altri sistemi, e quindi sarebbero solo da “collegare” in maniera logica a ciascun processo.

Ogni processo dovrebbe avere una sua scheda anagrafica (al pari di clienti/fornitori, articoli, ecc.) dove sono raccolti tutti gli elementi che lo caratterizzano, legandoli, laddove necessario, ad informazioni che risiedono su altri moduli di software o su altri database aziendali. In questo modo è possibile avere un monitoraggio continuo sul processo stesso, suoi suoi indicatori, sui rischi, ecc…
QualiWare, con il suo modulo Process Designer, mette a disposizione uno strumento che consente di informatizzare la gestione dei processi soddisfacendo i requisiti della norma sopra riportati.

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Il supporto ICT per la nuova ISO 9001:2015

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Potremmo iniziare questo articolo dicendo che finalmente è uscita una norma che offre a noi informatici un bel aiuto. Forse abbiamo uno strumento utile per convincere i nostri clienti a mettere ordine nelle informazioni che gestiscono per garantire l’operatività dei processi aziendali. Ci riferiamo in particolare alla base informativa utilizzata per la gestione della Qualità, ma il discorso che faremo potrebbe estendersi anche ad altri ambiti.

Cercheremo di spiegarvi come la nuova norma stimoli l’uso di strumenti ICT strutturati più che in precedenti versioni.

Uno dei cambiamenti più importanti nel passaggio dalla ISO 9001:2008 (che in realtà rappresentava una evoluzione della ISO 9001:2000) alla ISO 9001:2015 è rappresentato dalla modifica del requisito relativo alla Documentazione del SGQ. I termini “Documenti” e “Registrazioni” si sono trasformati in “Informazioni documentate“. In particolare, i p.ti 7.5.2 e 7.5.3 richiedono di definire i seguenti aspetti o requisiti:

  1. Identificazione e descrizione;
  2. Definizione del formato e supporto (cartaceo, elettronico);
  3. Disponibilità e protezione;
  4. Distribuzione, accesso (permessi), reperimento e utilizzo;
  5. Archiviazione e preservazione, compreso il mantenimento della leggibilità;
  6. Tenuta sotto controllo delle modifiche (per esempio controllo delle versioni);
  7. Conservazione ed eliminazione.

Chi come noi lavora nell’ambito dell’ICT applicato alla Qualità, sa bene che nella grande maggioranza delle aziende gli strumenti principalmente utilizzati per gestire e archiviare le informazioni del  SGQ sono i programmi Office, archiviati su cartelle del server o dei PC, e le e-mail. E’ evidente che con essi risulta piuttosto complicato, da un punto di vista informatico, rispettare tutti i sopra indicati requisiti. Ma in realtà con le precedenti versioni delle norme non c’era alcuna prescrizione che obbligasse ad utilizzare strumenti differenti, più strutturati.

Ma cosa significa strutturare l’informazione? Significa avere un sistema applicativo basato su un repository centralizzato (database) sotto il suo totale controllo, il quale veicola le informazioni in entrata e in uscita sulla base di opportune policy, facilitando la rintracciabilità, la gestione delle modifiche, il workflow, l’analisi dei dati, ecc. Niente di diverso da quanto qualsiasi ERP fa con le informazioni di contabilità, magazzino, produzione. Ma in questo caso il concetto è applicato alle informazioni della Qualità.
Non c’è nulla di male ad utilizzare Word o Excel per conservare le informazioni, a patto che i files, e l’accesso agli stessi, siano gestiti da un applicativo, così come avviene per DDT e fatture.

L’approccio ICT strutturato alla Gestione della Qualità non viene purtroppo ancora considerato come un investimento finalizzato al recupero di efficienza e/o alla conformità, e i motivi di questo possono essere così riassunti:

  • è un ambito culturalmente complesso, dove gli utenti sono esigenti e sul quale analisti e programmatori devono avere specifica esperienza;
  • il budget è assorbito da altri ambiti ICT (es. l’ERP);
  • manca(va) un requisito specifico che preveda l’uso di strumenti ICT;
  • vi è scarsa comprensione dei vantaggi ottenibili con un uso mirato degli strumenti ICT nella Qualità;
  • viene considerato sufficiente l’utilizzo di strumenti Office, della e-mail e delle cartelle del server.

Come detto in premessa, la ISO 9001:2015 è un contributo importante per scardinare queste convinzioni, che sono molto radicate nelle aziende. E ciò avverrà se gli addetti ai lavori, non solo del mondo della Qualità, ma anche informatici, metteranno da parte un po’ di pregiudizi.

Noi di Analysis, come sempre, faremo del nostro meglio, e QualiWare si è già evoluto, e ancora tanto si evolverà, per supportare le aziende in questo cambiamento di mentalità.

Pier Alberto Guidotti
CEO Analysis s.r.l.

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Risk9001

Risk9001 è lo strumento online concreto, completo e veloce di valutazione del proprio livello di conformità alla nuova norma.

Finalmente la nuova norma ISO 9001 completa un percorso di buon senso organizzativo che in 20 anni ha permesso alle aziende che l’hanno affrontata seriamente di marcare delle differenze sostanziali rispetto alle altre.

La nuova norma ora permette di:

  • Concentrarsi sui propri obiettivi
  • Individuare i rischi specifici che vanno affrontati
  • Definire le priorità e i controlli sulle attività più importanti

Per le nostre PMI in particolare è imperativo sfruttare tutte le opportunità che si presentano per:

  • Capire quali sono i propri punti di forza e quelli di debolezza
  • Investire in modo mirato le risorse disponibili
  • Migliorare l’organizzazione
  • Ridurre le inefficienze ed i costi associati

In poche parole definire il proprio modello di organizzazione e controllo. L’obiettivo di Risk9001 è di consentire all’azienda e all’imprenditore una valutazione autonoma e online del livello di conformità alla nuova versione della norma ISO 9001 del 2015.

RISK9001

Risk9001 e Ncg sono Brand di MM srl
Partita IVA 0133040043
www.ncg.it – mail info@ncg.ita.mari@ncg.it
QualiWare è un marchio registrato di Analysis s.r.l.
Partita IVA 01687751204
www.qualiware.it – mail commerciale@qualiware.it

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Workshop “FARETE 2015”

Nella cornice di FARETE 2015, la due giorni promossa e organizzata da Unindustria Bologna, si è tenuto il workshop “Gestire i rischi, novità e strumenti per i modelli 231/01 e la nuova ISO 9001 del 2015“, organizzato da Soluzioni srl, NCG, Analysis srl e Alya srl.
Davanti ad una platea numerosa e interessata, ha aperto il workshop Francesco Bassi di Soluzioni srl, introducendo il tema dei rischi organizzativi.
Alberto Mari di NCG ha poi declinato l’argomento in ottica ISO 9001:2015, illustrando le novità della norma ed in particolare gli aspetti legati al Risk Management e il tool di valutazione Risk 9001.
Hai poi ripreso la parola Francesco Bassi, rimanendo in tema Gestione Rischi ma in questo caso nel contesto dei modelli organizzativi 231/01.
A seguire, si è entrati in un ambito operativo, con Pier Alberto Guidotti di Analysis srl che ha illustrato la modalità di gestione di processi aziendali e rischi basata sull’uso di un software strutturato, e in particolare sulla piattaforma QualiWare, e Andrea Padovano di Alya srl che ha ampliato l’argomento descrivendo le potenzialità della intranet e in particolare della piattaforma Microsoft Sharepoint per la gestione dell’e-learning e della documentazione legata ai modelli 231/01.
Ha concluso il workshop Gian Franco Poggioli di Unindustria Bologna, illustrando l’esperienza dell’utilizzo del metodo UMIQ come strumento di diagnosi organizzativa.
Per ricevere gratuitamente gli atti del workshop è sufficiente inviare richiesta a: a.mari@ncg.it

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