Gestire per processi la propria azienda

L’approccio per processi è un modo di gestire la propria azienda, in estrema sintesi permette di definire il proprio modello organizzativo traghettando la gestione

dai compiti (le funzioni)

agli obiettivi (i processi).

Chi ha compiti decisionali che incidono sull’organizzazione dovrebbe sfruttarne al meglio la valenza.

Non ricordo in quale libro, ho letto di un generale che per spiegare ai propri subalterni l’importanza della gestione per obiettivi usava questo metodo: stendeva una corda davanti a loro dopo averli fatti allineare, poi la spingeva dicendo “vedete si muove ma male e molto poco rispetto alla fatica che ho fatto”.

Successivamente ripeteva l’operazione tirandola e dicendo “vedete con poco sforzo si muove e segue la direzione che voglio”.

Gestire a “spingere” è quello che normalmente si fa in azienda definendo i compiti e creando strutture gerarchiche con dei responsabili che devono assicurare di aver fatto quanto previsto.

E’ la logica delle funzioni, è rassicurante, ordinata e permette un controllo molto puntuale.

Per contro richiede molte energie, strutture complesse e costi per attività di controllo.

Inoltre rende meno collaborative le persone che si appiattiscono sul “dimmi quello che devo fare che lo faccio” e rischia di creare conflitti sul mancato raggiungimento degli obiettivi.

La gestione per processi permette di descrivere il funzionamento della propria impresa secondo la sequenza logica delle attività svolte.

Le funzioni svolgono attività che contribuiscono all’interno dei processi al raggiungimento degli obiettivi.

Esempio: nella logica funzionale la “procedura” di un ufficio acquisti regolamenterà le attività con le quali si fanno le ricerche dei fornitori, le richieste di offerta, gli ordini ecc.. e magari ci saranno dettagliate istruzioni sui criteri di controllo e sugli strumenti da utilizzare.

Nella logica dei processi ci sarà un processo di “Gestione degli approvvigionamenti” che avrà come obiettivo assicurare che arrivino i materiali necessari con la qualità e nei tempi giusti.

Questo obiettivo comporta che il responsabile del processo, che magari è sempre l’ufficio acquisti, avrà una responsabilità ben diversa. Oltre ai suoi compiti dovrà fare in modo che altre funzioni siano allineate rispetto agli obiettivi finali. I tecnici che fanno le specifiche, la qualità che definisce i controlli e fa le valutazioni, l’amministrazione che può contribuire nelle valutazioni e che definisce i pagamenti ecc…

La logica delle procedure per funzioni decade e si riaggregano le attività per obiettivi.

Le aziende sono le attività che si svolgono, con persone macchine e impianti, per realizzare i prodotti ed i servizi che i clienti (speriamo) acquistano permettendoci di fatturare e pagare i costi e gli stipendi.

Oramai sono 25 anni che mi diverto a ragionare sulle modalità di gestione delle organizzazioni e posso testimoniare che con una decina di processi ed un centinaio di attività si possono rappresentare i modelli organizzativi dell’80% delle nostre PMI.

Cercherò di far seguire a questo articolo una serie di contributi più specifici sul tema.

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